銷售業(yè)務流程控制
銷售業(yè)務流程控制
文件版本 | 2023年第一版 | 執(zhí)行日期 | 2023年7月24日 |
文件修訂記錄 | 2023年07月制定 | ||
為了規(guī)范公司銷售業(yè)務行為，加強銷售業(yè)務內部控制，防止銷售過程中的差錯和舞弊行為，實現(xiàn)公司內部部門和崗位之間相互監(jiān)督、互為審核，保證提供銷售數(shù)據(jù)及時、準確，加快資金回籠。按照《企業(yè)內部控制規(guī)范》的要求，結合公司實際情況，特制訂本公司銷售內部控制流程，本流程明確了公司從產(chǎn)品出庫到開具銷售發(fā)票、確認應收賬款和回收貨款的過程中的管理要求和操作規(guī)范。
一、部門職責分工及崗位設置
1、銷售部：銷售合同簽訂、保管；登記銷售臺賬；向物控部催收客戶簽字的發(fā)貨單回單；編制《產(chǎn)品銷售日報表》，經(jīng)財務審核后報總經(jīng)理；月底向總經(jīng)理報送《銷售合同履行一覽表》；向財務報送《開票通知單》；審核運費發(fā)票。設銷售內勤崗位，具體工作事項見《銷售內勤崗位職責》。
2、物流部：對成品庫開具《發(fā)貨通知單》；確認成品庫開具《產(chǎn)品送貨單》上相關要素齊全，與所發(fā)實物相符；按本規(guī)范的規(guī)定正確傳遞《產(chǎn)品送貨單》相關聯(lián)；登記產(chǎn)品發(fā)貨流水賬；保證產(chǎn)品安全、及時送達客戶；及時向銷售部交客戶簽收的《產(chǎn)品送貨單》回單或客戶開具的收貨單據(jù)；及時結算運費。
3、成品庫：按物流部《發(fā)貨通知單》要求發(fā)出貨物，并填制《產(chǎn)品出庫單》和《產(chǎn)品送貨單》，保證二單要求齊全，與發(fā)運實物相符；根據(jù)《產(chǎn)品出庫單》登記《產(chǎn)品收發(fā)存明細賬》；及時將《產(chǎn)品出庫單》傳遞至銷售部。設成品保管員崗位，具體工作事項見《成品保管員崗位職責》。
4、財務部：根據(jù)門衛(wèi)返回的《產(chǎn)品出庫單》登記《客戶往來臺賬》；對銷售部的《產(chǎn)品銷售日報表》進行審核簽字；根據(jù)銷售部的《開票通知單》審核后開具銷售發(fā)票，并登記《客戶往來臺賬》；統(tǒng)計銷售回款并登記《客戶往來臺賬》；向總經(jīng)理報送《客戶往來日統(tǒng)計表》。財務部設銷售會計崗位，由財務部記賬會計兼任。
5、門房：門衛(wèi)對運出公司的產(chǎn)品收取《產(chǎn)品出庫單》財務聯(lián)，并與運送實物核對后放行；應及時將收取的《產(chǎn)品出庫單》移交財務部，并辦好移交手續(xù)。
二、銷售與發(fā)貨的控制
（一）、銷售合同：銷售經(jīng)審批簽訂生效后，合同簽訂人員應及時將銷售合同交與銷售內勤，銷售內勤應在《產(chǎn)品銷售臺賬》上登記銷售合同主要事項：客戶名稱、銷售數(shù)量、銷售單價、交貨地點、交貨期限、交貨方式、結算方式、聯(lián)系人等。同時將合同復印件報財務部銷售會計，作為財務開票審核依據(jù)。
（二）、組織銷售：物流部根據(jù)客戶對貨物到達時間要求及公司生產(chǎn)情況，確定發(fā)貨時間和數(shù)量，填制《發(fā)貨通知單》，《發(fā)貨通知單》應載明：客戶名稱、發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)往地點、運輸方式（自運或托運并注明車牌號）、制單人、審批人等。
（三）、組織發(fā)貨：成品庫保管員接到《發(fā)貨通知單》后，應對《發(fā)貨通知單》進行審核，嚴格按照《發(fā)貨通知單》所列項目發(fā)貨，并在現(xiàn)場監(jiān)督發(fā)貨。裝車完畢后，保管員按清點裝貨數(shù)量或過磅數(shù)量填制《產(chǎn)品出庫單》（一式三聯(lián)）和《產(chǎn)品送貨單》（一式四聯(lián)），《產(chǎn)品出庫單》和《產(chǎn)品送貨單》應載明：客戶名稱、發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)往地點、運輸方式（自運或托運并注明車牌號）、發(fā)貨人、提貨人等。物流部人員應按《產(chǎn)品出庫單》和《產(chǎn)品送貨單》與實物認真核對無誤后簽字確認，持《產(chǎn)品出庫單》財務聯(lián)交門房出門。成品庫保管員在《發(fā)貨通知單》上加蓋“已發(fā)貨”印章，并附于《產(chǎn)品出庫單》存根聯(lián)后留存。
（四）單據(jù)傳遞及登記賬簿：
物流部開具《發(fā)貨通知單》通知成品庫保管員發(fā)貨，保管員填制《產(chǎn)品出庫單》（一式三聯(lián)）和《產(chǎn)品送貨單》（一式四聯(lián)）。《產(chǎn)品出庫單》：保管員依據(jù)存根聯(lián)登記《產(chǎn)品收發(fā)存賬》；統(tǒng)計聯(lián)交與銷售部，銷售部登記《產(chǎn)品銷售臺賬》；財務聯(lián)由物流部或司機作為出門憑證交與門衛(wèi)，門衛(wèi)交與財務部，財務部登記《客戶往來臺賬》，并根據(jù)《客戶往來臺賬》編制《客戶往來日統(tǒng)計表》，報總經(jīng)理。《產(chǎn)品送貨單》：存根聯(lián)交由物流部登記《產(chǎn)品發(fā)貨流水賬》；統(tǒng)計聯(lián)和回單聯(lián)隨貨同行，統(tǒng)計聯(lián)交由客戶，回單聯(lián)由客戶簽字后物流部交與銷售部（如客戶不在《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)上簽字，則應取得客戶開具的收貨憑證，并附《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)后），銷售部據(jù)此登記《產(chǎn)品銷售臺賬》，每日根據(jù)《產(chǎn)品銷售臺賬》編制《產(chǎn)品銷售日報表》（一式三份，銷售部留底、財務部、總經(jīng)理）經(jīng)財務部審核后報總經(jīng)理，每月結賬日后根據(jù)《產(chǎn)品銷售臺賬》編制《銷售合同履行一覽表》報總經(jīng)理，根據(jù)《產(chǎn)品銷售臺賬》填制《開票通知單》（一式二份）通知財務開具發(fā)票，銷售部通知財務開票時，應將客戶簽字后的《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)或客戶的收貨憑證附于《開票通知單》后，開票后應在《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)和客戶的收貨憑證上加蓋“已開票”印章，發(fā)票財務記賬后附《開票通知單》入賬，《產(chǎn)品送貨單》回單聯(lián)和客戶收貨憑證附發(fā)票客戶聯(lián)后向客戶結算，另一份《開票通知單》填寫開票信息后返回銷售部；《產(chǎn)品送貨單》財務聯(lián)由物流部保存或交由司機，作為運費結算的憑證，附于運費發(fā)票后結賬，財務審核后應在《產(chǎn)品送貨單》財務聯(lián)上加蓋“注銷”印章。
（五）、監(jiān)督與審核
1、保管員應做到《產(chǎn)品收發(fā)存賬》余額與實物相符，財務部每月結賬日后應對實物盤點檢查是否相符，編制《產(chǎn)品盤存報告表》。
2、銷售部編制的《產(chǎn)品銷售日報表》，先由財務部將其與《客戶往來臺賬》中的銷售數(shù)量核對簽字后報總經(jīng)理。財務部應對銷售部門的《開票通知單》的客戶名稱、開票數(shù)量、開票價格進行核對，核對依據(jù)為《客戶往來臺賬》和產(chǎn)品銷售合同。
3、運費發(fā)票結賬前應先交由銷售部審核，銷售部根據(jù)《產(chǎn)品銷售臺賬》審核后在運費發(fā)票上簽字確認，并在《產(chǎn)品銷售臺賬》上登記。
三、銷售退回
發(fā)生產(chǎn)品銷售退回的，物流部人員應及時通知成品庫保管員辦理貨物移交手續(xù)，成品庫保管員按清點實物數(shù)量填制《銷售退回產(chǎn)品入庫單》，注明客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、退回數(shù)量、退回原因，《發(fā)貨通知單》的時間、編號、是否已開具發(fā)票等，并及時交與相關部門?！朵N售退回產(chǎn)品入庫單》一式四聯(lián)，成品庫一聯(lián)留底登記《產(chǎn)品收發(fā)存賬》，物流部一聯(lián)登記《產(chǎn)品收發(fā)流水賬》，銷售部一聯(lián)登記《產(chǎn)品銷售臺賬》，財務部一聯(lián)登記《客戶往來臺賬》。如有客戶開據(jù)的退貨憑證，應將該憑證附于銷售部的《銷售退回產(chǎn)品入庫單》后，銷售部通知財務部開票時附后。
該退回產(chǎn)品未開票的，銷售部通知財務部在給客戶開票時扣減退回數(shù)量即可。該退回產(chǎn)品已開票，銷售部與客戶協(xié)商后可通知財務部在下批產(chǎn)品開票時扣減該數(shù)量或直接開具紅字發(fā)票。
